Politique de confidentialité

1. Généralités

La Villa KOEGUI (dont le siège social est situé 7 rue de Gascogne, 64200 Biarritz France), en sa qualité de responsable du traitement, attache une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée. La présente politique vise à vous informer de nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et le partage des informations que vous êtes amenés à nous fournir par le biais de notre plateforme (la « Plateforme ») accessible depuis le site internet www.hotel-villakoegui-biarritz.fr ou nos applications mobiles. La Villa KOEGUI sera désignée par la suite en tant que « La Villa KOEGUI », « nous » ou « notre ».

Cette politique (ainsi que nos conditions générales de vente et tout document auquel il y est fait référence ainsi que notre charte sur les cookies) présente la manière dont nous traitons les données personnelles que nous recueillons et que vous nous fournissez. Nous vous invitons à lire attentivement le présent document pour connaître et comprendre nos pratiques quant aux traitements de vos données personnelles que nous mettons en œuvre.

2. Les informations que nous recueillons

Nous sommes susceptibles de recueillir et de traiter les données suivantes :

2.1. Les informations que vous nous transmettez directement

En utilisant nos plateformes, vous êtes amenés à nous transmettre des informations, dont certaines sont de nature à vous identifier («données personnelles»). C’est notamment le cas lorsque vous remplissez des formulaires (comme par exemple le formulaire de réservation), lorsque vous nous contactez – que ce soit par téléphone, email ou tout autre moyen de communication – ou lorsque vous nous faites part d’un problème.

Ces informations contiennent notamment les données suivantes :

Les données nécessaires pour la mise en oeuvre, l’application et l’exécution du contrat d’achat ou à l’accès à tout autre service fournis par nous. Ces données sont notamment vos nom et prénom, adresse e-mail, adresse postale, sexe, numéro de téléphone et mot de passe. Ces informations sont obligatoires. A défaut, La Villa KOEGUI ne sera pas en mesure de vous fournir les services proposés par nos plateformes.

2.2. Les données que nous recueillons automatiquement

Lors de chacune de vos visites, nous sommes susceptibles de recueillir, conformément à la législation applicable et avec votre accord, le cas échéant, des informations relatives aux appareils sur lesquels vous utilisez nos services ou aux réseaux depuis lesquels vous accédez à nos services, tels que notamment vos adresses IP, données de connexion, types et versions de navigateurs internet utilisés, types et versions des plugins de votre navigateur, systèmes et plateformes d’exploitation, données concernant votre parcours de navigation sur nos plateformes, notamment votre parcours sur les différentes pages URL de nos plateformes, le contenu auquel vous accédez ou que vous consultez, les termes de recherches utilisés, les erreurs de téléchargement, la durée de consultation de certaines pages. Parmi les technologies utilisées pour recueillir ces informations, nous avons notamment recours aux cookies (pour en savoir plus à ce sujet, veuillez vous référer à notre Charte sur les Cookies).

2.3. Durée de conservation de vos données

2.3.1. A l’exception des catégories de données personnelles visées aux articles 2.3.2. et 2.3.3. ci-dessous, vos données personnelles sont archivées à l’issue des périodes suivantes:

  • 5 ans après votre dernière utilisation de nos plateformes, si vous n’avez pas fermé votre compte;
  • 1 an après la fermeture de votre compte.

2.3.2. Les catégories de données personnelles suivantes sont susceptibles d’être conservées pour des durées différentes :

  • Les données financières (par exemple les paiements, remboursements, etc.) sont conservées pour la durée requise par les lois applicables en matière fiscale et comptable ;

2.3.3. Dans l’hypothèse où votre compte a été suspendu ou bloqué, nous conservons vos données pour une durée variant de 2 à 10 ans à compter de la suspension afin d’éviter tout contournement de votre part des règles en vigueur sur nos plateformes.

3. Comment utilisons-nous les données que nous recueillons

Finalités Fondement
1. Pour gérer votre inscription comme utilisateur de la plateforme Le traitement de vos données est nécessaire pour l’exécution des conditions régissant l’utilisation de la plateforme. Autrement dit, le traitement de vos données personnelles est nécessaire pour vous inscrire comme utilisateur de la plateforme
2. Pour la mise en oeuvre, l’application et l’exécution du contrat d’achat ou de services conclu avec nous dans la plateforme Le traitement de vos données personnelles est nécessaire pour l’exécution du contrat d’achat ou de prestation de services au travers duquel nous sommes liés.
3. Pour répondre aux demandes ou requêtes réalisées à travers les canaux du Service Client Nous considérons que nous avons un intérêt légitime pour répondre aux requêtes ou aux demandes que vous nous faites à travers les divers moyens de contact existants. Nous estimons que le traitement de ces données est aussi dans votre intérêt dès lors qu’il nous permet de gérer convenablement vos demandes et de répondre aux questions posées. Quand vous nous contactez, en particulier pour la gestion d’incidents concernant votre commande ou le produit/ service acheté sur la plateforme, le traitement est nécessaire pour l’exécution du contrat d’achat. Quand votre question concerne l’exercice des droits sur lesquels nous vous informons ci-dessous, ou des réclamations visant nos produits ou nos services, le traitement de vos données est fondé sur le respect des obligations légales qui nous engage.
4. Pour des finalités de marketing La base légitime pour traiter vos données à des fins de marketing est le consentement que vous nous donnez, par exemple en acceptant de recevoir des informations personnalisées à travers divers moyens, ou quand vous acceptez les conditions juridiques pour participer à une action promotionnelle ou pour publier vos photos sur la plateforme ou nos canaux des réseaux sociaux.
5. Analyse de l'ergonomie et de la qualité pour l’amélioration de nos services Nous considérons que nous avons un intérêt légitime pour analyser l’ergonomie de la plateforme et le degré de satisfaction de l’utilisateur puisque nous estimons que le traitement de ces données est aussi dans votre intérêt puisque sa finalité est d’améliorer l’expérience d’utilisateur et d’offrir un service de meilleure qualité.

4. Qui sont les destinataires des informations que nous recueillons et pourquoi leur transmettons nous ces informations ?

4.1. Dans le cadre de l’utilisation de nos services, certaines de vos informations sont transmises à nos prestataire dans le cadre du processus de réservation en ligne.

4.2. Nous sommes également susceptibles de partager des informations vous concernant, notamment des données personnelles, avec d’autres entités du groupe KOEGUI dans le cadre prévu par la présente politique.

4.3. Nous travaillons également en étroite collaboration avec des entreprises tierces qui peuvent avoir accès à vos données personnelles, et notamment avec :

  • les sous-traitants auxquels nous recourons en matière de services de reservation (Reservit), vérification d’identité ou encore les fournisseurs de solutions analytiques.

4.4. Nous ne partageons vos données avec les tiers mentionnés au 4.3. ci-dessus que dans les cas suivants :

  • 4.4.1. Lorsque nous faisons appel à un prestataire de services dans le cadre de l’exécution de tout contrat conclu entre vous et nous ou afin de fournir ou améliorer nos services (par exemple dans le cadre de réservation effectués via nos plateformes) ;
  • 4.4.2. Lorsque nous faisons appel à des fournisseurs de moteurs de recherche et de solutions analytiques pour améliorer et optimiser nos plateformes ;
    4.4.3. Lorsque nous avons l’obligation légale de le faire ou si nous pensons de bonne foi que cela est nécessaire pour (i) répondre à toute réclamation à l’encontre de la Villa KOEGUI, (ii) se conformer à toute demande judiciaire, (iii) faire exécuter tout contrat conclu avec nos membres, tel que les Conditions Générales d’Utilisation et la présente Politique de Confidentialité (iv) en cas d’urgence mettant en jeu la santé publique ou l’intégrité physique d’une personne, (v) dans le cadre d’enquêtes et d’investigations, ou (vi) afin de garantir les droits, les biens et la sécurité de la villa KOEGUI, ses membres et plus généralement tout tiers ;
    4.4.4. Dans l’hypothèse où nous vendrions ou acquérions une entreprise ou des actifs, auquel cas nous nous réservons la possibilité de partager vos données personnelles avec le potentiel vendeur ou acheteur de cette entreprise ou de ces actifs.
    4.4.5. Si la villa KOEGUI ou tout ou partie de ses actifs sont rachetés par un tiers, les données en notre possession seront, le cas échéant, transférées au nouveau propriétaire.

5. Publicité ciblée, e-mails et SMS que nous vous envoyons ?

Conformément à la législation applicable et avec votre consentement lorsqu’il est requis, nous pourrons utiliser les données que vous nous fournissez sur nos plateformes à des fins de prospection commerciale (par exemple pour (i) vous adresser nos newsletters, (ii) vous envoyer des invitations à nos événements ou toute autre communication susceptible de vous intéresser et (iii) afficher des publicités ciblées sur les plateformes de médias sociaux ou sites tiers).

En ce qui concerne les emails promotionnels : Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement en (i) décochant la case afférente dans votre compte, (ii) cliquant sur le lien de désinscription fourni dans chacune de nos communications ou (iii) en nous contactant selon les modalités décrites à l’article 12 ci-dessous.

En ce qui concerne la publicité ciblée :

  • Sur les plateformes de réseaux sociaux (par exemple Facebook, Twitter): vous pouvez vous opposer à tout moment à ce traitement en configurant les paramètres relatifs à la publicité de votre compte ;
  • Sur des sites tiers: vous pouvez vous reporter à notre charte sur les Cookies pour comprendre comment retirer votre consentement.

6. Vos données sont-elles transférées, comment et où ?

En règle générale, nous conservons vos données personnelles au sein de l’Union Européenne. Cependant, dans la mesure où, par exemple, certains de nos distributeurs de service sont situés dans des pays en dehors de l’Union Européenne (« Pays Tiers »), nous transférons certaines de vos données personnelles dans des Pays Tiers. Cela peut notamment être le cas vers des Pays Tiers pour lesquels la Commission Européenne n’a pas pris une décision de « protection adéquate ». Dans un tel cas, , nous nous assurons de ce transfert soit effectué en conformité avec la réglementation applicable et garantisse un niveau de protection un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes (notamment par les clauses contractuelles types de la Commission Européenne).

Sur simple demande formulée par email à direction@hotel-villakoegui-biarritz.fr, nous pouvons vous fournir davantage d’informations quant à ces transferts (notamment les clauses contractuelles types de la Commission Européenne).

7. Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

7.1. Vous disposez du droit de recevoir une copie de vos données personnelles en notre possession (« droit d’accès »).

7.2. Vous pouvez également demander l’effacement de vos données personnelles ainsi que la rectification des données personnelles erronées ou obsolètes (« droit d’effacement et droit de rectification »). Veuillez noter que nous sommes susceptibles de conserver certaines informations vous concernant lorsque la loi nous l’impose ou lorsque nous avons un motif légitime de le faire. C’est par exemple le cas, si nous estimons que vous avez commis une fraude ou violé nos Conditions Générales d’Utilisation et que nous souhaitons éviter que vous contourniez les règles applicables à notre communauté.

7.3. Vous disposez également du droit de vous opposer à tout moment pour des raisons tenant à sa situation particulière, (i) au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct ou aux traitements effectués sur le fondement de notre intérêt légitime (« droit d’opposition »).

7.4. Vous disposez du droit de limiter les traitements effectués sur vos données personnelles (« droit à la limitation »). Veuillez noter que ce droit ne s’applique que si (i) vous contestez l’exactitude de vos données personnelles pendant la durée nous permettant de vérifier l’exactitude de ces dernières; (ii) en cas de traitement illicite de notre part et que vous exigez une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement, (iii) nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice; iv) en cas d’exercice de votre droit d’opposition pendant la durée de vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes que nous poursuivons prévalent les votre.

7.5. Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente ou d’obtenir réparation auprès des tribunaux compétents si vous considérez nous n’avons pas respecté vos droits.

7.6. Vous disposez également du droit à la portabilité de vos données, c’est-à-dire au droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournis dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par la machine et le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement (« droit à la portabilité »).

7.7. Vous disposez également du droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre mort.

7.8. Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter selon les modalités définies à l’article 12 ci-dessous.

8. Cookies et technologies semblables

Pour en savoir plus, consultez notre Charte sur les Cookies.

9. Confidentialité de votre mot de passe

Vous êtes responsable de la confidentialité du mot de passe que nous vous avez choisi pour accéder à votre compte sur nos plateformes.

Vous vous engagez à conserver ce mot de passe secret et à ne le communiquer à personne.

10. Liens vers d’autres sites internet et réseaux sociaux

Nos plateformes peuvent occasionnellement contenir des liens vers les sites internet de nos partenaires ou de sociétés tierces. Veuillez noter que ces sites internet ont leur propre politique de confidentialité et que nous déclinons toute responsabilité quant à l’utilisation faite par ces sites des informations collectées lorsque vous cliquez sur ces liens. Nous vous invitons à prendre connaissance de politiques de confidentialité de ces sites avant de leur transmettre vos données personnelles.

11. Modification de notre politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à modifier occasionnellement la présente politique de confidentialité. Lorsque cela est nécessaire, nous vous en informerons et/ou solliciterons votre accord. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à notre politique de confidentialité.

12. Contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour toute demande relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en :

adressant un email à direction@hotel-villakoegui-biarritz.fr

ou en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : Villa KOEGUI – A l’attention du Délégué à la Protection des Données – 7 rue de Gascogne
64200 Biarritz

Version mise à jour le 18 septembre 2018